При открытии нового офиса компании необходимо решить множество организационных вопросов: оборудовать рабочие места, провести интернет, подготовить переговорные, настроить доступ и создать комфортные условия для команды. Питание сотрудников в этом списке иногда оказывается далеко не на первом месте.
В результате офис уже работает, но сотрудникам негде нормально пообедать. На кухне не хватает холодильников и микроволновок, ближайшие кафе находятся далеко, а десятки ежедневных доставок создают дополнительную нагрузку на ресепшен.
Избежать этих проблем проще, если продумать питание еще до открытия. При этом компании необязательно создавать собственную столовую. Для разных офисов подходят разные решения: от обычной комнаты приема пищи до доставки или микромаркета с готовой едой.
Начните с количества сотрудников
Первый параметр — численность коллектива. Но учитывать нужно не только общее количество людей, а то, сколько сотрудников ежедневно будет находиться в офисе.
Например, компания может насчитывать 300 человек, но из-за гибридного графика одновременно в офис приезжают только 150–200. И наоборот, практически весь коллектив может работать на месте пять дней в неделю.
Важно также определить, сколько человек одновременно уходит на обед.
Если сотрудники могут выбирать время перерыва в диапазоне с 12:00 до 15:00, нагрузка распределяется. Если же практически все идут обедать в 13:00, потребуется больше посадочных мест и оборудования.
Учитывайте график работы
Еще до выбора формата питания нужно понять, когда сотрудникам потребуется еда.
При стандартном графике основной спрос будет приходиться на обеденное время. Но если часть команды приезжает рано утром, работают вечерние сотрудники или люди регулярно задерживаются, потребности меняются.
В таком офисе одной доставки комплексных обедов в 13:00 может быть недостаточно.
Система должна обеспечивать возможность позавтракать утром, нормально пообедать днем и при необходимости получить готовую еду вечером.
Поэтому чем разнообразнее рабочие графики, тем меньше питание должно зависеть от одного установленного времени.
Изучите инфраструктуру рядом с офисом
Если офис только открывается, полезно заранее посмотреть, какие заведения находятся поблизости.
Важно оценивать не просто наличие кафе на карте, а реальную ситуацию. Сколько минут занимает дорога? Есть ли бизнес-ланчи? Какие цены? Сколько времени придется ждать заказ в часы пик?
Если офис находится в бизнес-центре, необходимо проверить внутреннюю инфраструктуру здания.
Столовая на первом этаже может выглядеть отличным решением, но если ею одновременно пользуются сотрудники десятков компаний, в обеденное время там могут возникать очереди.
Лучше посетить заведение примерно с 12:30 до 14:00 и посмотреть на реальную загрузку.
Не забывайте о районах без развитой инфраструктуры
Не каждый новый офис открывается в центре города.
Компании размещаются в новых деловых районах, промышленных зонах, на территории складских комплексов и в отдельно стоящих зданиях. Поблизости может практически не быть кафе и магазинов.
В такой ситуации вопрос питания становится значительно важнее.
Если сотруднику необходимо ехать несколько километров ради обеда, компания фактически зависит либо от доставки, либо от собственной внутренней инфраструктуры.
Поэтому чем меньше заведений находится рядом, тем важнее заранее создать возможность получить еду непосредственно на рабочем месте.
Предусмотрите комнату приема пищи
Даже если рядом много кафе, в новом офисе желательно иметь собственную обеденную зону.
Часть сотрудников будет приносить еду из дома. Другие захотят поесть заказанное блюдо непосредственно в офисе.
Минимальная комната приема пищи может включать столы и стулья, холодильник, несколько микроволновых печей, питьевую воду и мусорные контейнеры.
Если технические возможности позволяют, стоит добавить мойку, рабочую столешницу, кофемашину или чайник и шкафы для хранения посуды.
Не пытайтесь посадить всех одновременно
Одна из ошибок при проектировании нового офиса — рассчитывать обеденную зону по принципу «один сотрудник — одно посадочное место».
В большинстве компаний в этом нет необходимости.
Если люди уходят на перерыв в разное время, один и тот же стол используется несколькими сотрудниками в течение обеденного периода.
Поэтому важнее оценить максимальное количество людей, которые будут находиться в комнате одновременно.
Для небольшого помещения также можно использовать компактные столы или столешницы вдоль стены. Главное — оставить достаточно свободного пространства для передвижения.
Рассчитайте количество микроволновок
Красивая офисная кухня быстро перестает казаться удобной, если в 13:00 возле единственной микроволновки выстраивается очередь.
При открытии офиса количество оборудования лучше сразу рассчитывать с учетом пиковой нагрузки.
Если значительная часть коллектива приносит собственные контейнеры или покупает охлажденные готовые блюда, одной микроволновой печи для большого офиса недостаточно.
Несколько устройств можно разместить на общей рабочей поверхности. Желательно сделать это так, чтобы ожидающие сотрудники не перекрывали доступ к холодильнику и другим зонам.
Выберите холодильник с запасом
Размер холодильника также должен соответствовать численности коллектива.
В небольшом офисе стандартной модели может быть достаточно. В крупной компании она быстро заполнится контейнерами уже утром.
Если позволяет площадь, лучше заранее предусмотреть дополнительное холодильное пространство, чем пытаться найти для него место после открытия.
При этом стоит установить простые правила использования общего холодильника, чтобы продукты не оставались там неделями.
Продумайте воду и кофе
Сотрудники пользуются водой и кофейной зоной значительно чаще, чем комнатой приема пищи.
Если офис большой, одна точка с водой и одной кофемашиной может создавать ненужные перемещения и очереди.
Иногда удобнее сделать основную обеденную зону и несколько небольших точек с водой и кофе ближе к рабочим местам.
Это особенно актуально, если компания занимает несколько этажей.
Стоит ли открывать собственную столовую
Для крупного офиса корпоративная столовая может стать полноценным решением. Сотрудники получают горячее питание внутри здания, а компания может контролировать доступность сервиса.
Но организация столовой требует подходящего помещения и значительно более сложной инфраструктуры.
Нужны кухня, вентиляция, оборудование, хранение продуктов, персонал и организация процессов приготовления и выдачи еды.
Поэтому для многих компаний собственная столовая оказывается слишком сложным решением, особенно на старте работы нового офиса.
Доставка готовых обедов
Более простой вариант — договориться с поставщиком о централизованной доставке.
Сотрудники заранее выбирают блюда, а поставщик привозит заказы к определенному времени.
Такой формат удобен при стабильном рабочем графике. Например, если большая часть коллектива обедает примерно с 13:00 до 14:00.
Но необходимо учитывать ограничения. Заказ обычно приходится делать заранее, а рабочие планы сотрудников могут измениться.
Для компаний с гибким графиком или большим количеством встреч жесткая привязка к времени доставки подходит хуже.
Индивидуальная доставка еды
Можно вообще не организовывать единый сервис и оставить сотрудникам возможность самостоятельно пользоваться привычными приложениями доставки.
Для небольшого офиса такой вариант вполне может работать.
Но при росте коллектива появляются сложности. В обеденное время к бизнес-центру приезжает большое количество курьеров, сотрудники постоянно спускаются за заказами, а ресепшен и служба безопасности получают дополнительную нагрузку.
Перед открытием нового офиса полезно заранее узнать правила здания: куда приезжают курьеры, могут ли они подниматься на этаж и предусмотрено ли место для получения заказов.
Вендинг для напитков и перекусов
В новом офисе можно установить вендинговые автоматы.
Это компактный вариант, который практически не требует участия сотрудников компании в процессе продажи. Автомат может быть доступен в течение всего рабочего дня.
Вендинг хорошо закрывает потребность в напитках, снеках и быстрых перекусах.
Но если компания хочет обеспечить возможность полноценного завтрака или обеда, возможностей стандартного автомата может оказаться недостаточно.
Микромаркет с готовой едой
Еще один формат, который можно предусмотреть при открытии офиса, — микромаркет.
Это точка самообслуживания с холодильниками и готовой продукцией. Сотрудник самостоятельно выбирает нужное блюдо и оплачивает покупку.
Микромаркет удобно разместить рядом с комнатой приема пищи. Человек выбирает еду, оплачивает ее, при необходимости разогревает в микроволновой печи и садится за стол.
Такой формат позволяет организовать питание без полноценной кухни и постоянного кассира.
Чем микромаркет отличается от обычного вендинга
Главное различие заключается в формате и ассортименте.
В классическом автомате продукция находится внутри ограниченного корпуса и выдается после выбора конкретной позиции. Микромаркет больше напоминает небольшой магазин самообслуживания.
Сотрудник видит продукцию в холодильниках и самостоятельно выбирает блюда.
Благодаря этому можно предложить более разнообразный ассортимент: завтраки, супы, горячие блюда, салаты, сэндвичи, десерты и напитки.
Это позволяет использовать точку не только для перекусов, но и для полноценного питания.
Не нужно самостоятельно создавать внутренний магазин
Если компания рассматривает микромаркет, ей необязательно покупать холодильники, искать производителей готовой еды и организовывать закупки своими силами.
Можно обратиться к специализированному оператору еще на этапе подготовки офиса.
Например, Reatme устанавливает микромаркеты с готовой едой в офисах и бизнес-центрах, организует точку и занимается ее дальнейшим обслуживанием и пополнением ассортимента.
Компании достаточно заранее предусмотреть подходящее место и согласовать установку.
В результате после открытия сотрудники получают готовую точку питания, а работодателю не приходится самостоятельно управлять магазином.
Продумайте ассортимент на весь день
Если готовая еда находится непосредственно в офисе, полезно закрывать разные сценарии питания.
Утром сотрудникам могут понадобиться завтраки. Например, сырники, каши, омлеты, запеканки и блины.
Днем основной спрос приходится на супы, салаты и горячие блюда. В ассортименте Reatme, например, есть борщ со сметаной, куриная суп-лапша, спагетти болоньезе, бефстроганов из индейки с гречкой, блюда из курицы и рыбы.
Для короткого перерыва подойдут поке, салаты, роллы или сэндвичи, а к кофе — десерты.
Так одна точка может использоваться сотрудниками в течение всего рабочего дня.
Учитывайте вечерних сотрудников
Если новый офис работает не только до 18:00, этот сценарий нужно учитывать заранее.
Столовая бизнес-центра может закрываться после обеда, а кафе поблизости — вечером. Количество вариантов доставки тоже может уменьшаться.
Поэтому сотрудники, которые регулярно задерживаются, должны иметь возможность получить нормальную еду после окончания стандартного рабочего дня.
Если используется микромаркет, при формировании ассортимента необходимо учитывать вечерний спрос, чтобы после дневного пика оставались полноценные блюда, а не только напитки и десерты.
Если офис работает в выходные
Аналогичная ситуация возникает с субботами, воскресеньями и праздничными днями.
Инфраструктура бизнес-центра может работать по сокращенному графику. Некоторые кафе вообще закрываются.
Если сотрудники регулярно выходят в выходные, стоит заранее проверить график всех внешних сервисов.
Для внутренней точки питания необходимо продумать пополнение продукции с учетом количества людей, которые будут находиться в офисе в эти дни.
Сочетайте несколько форматов
Компании необязательно выбирать единственный способ питания для всего коллектива.
На практике удобно сочетать разные варианты.
Например, комната приема пищи позволяет сотрудникам приносить собственную еду. Микромаркет дает возможность купить готовое блюдо непосредственно в офисе. Доставка остается вариантом для тех, кто хочет заказать что-то конкретное, а кофейная зона используется в течение всего дня.
Так сотрудник получает выбор, а компания не зависит от одного поставщика или формата.
Подготовьте питание к первому рабочему дню
Если офис открывается с нуля, базовая инфраструктура должна быть готова одновременно с рабочими местами.
Не стоит сначала запускать офис, а уже через несколько недель выяснять, где сотрудники будут обедать.
К первому рабочему дню желательно обеспечить как минимум питьевую воду, холодильник, микроволновые печи и место для приема пищи.
Если планируется централизованная доставка или установка микромаркета, сроки запуска лучше согласовать заранее.
Особенно важно это для офисов в районах, где поблизости мало кафе и магазинов.
Проведите опрос через несколько недель после открытия
Предугадать все потребности до начала работы практически невозможно.
Через две-три недели после открытия полезно собрать обратную связь.
Можно спросить сотрудников, хватает ли посадочных мест, возникают ли очереди к микроволновкам, удобно ли пользоваться холодильниками, достаточно ли вариантов еды рядом с офисом и нужен ли более широкий выбор готовых блюд.
После этого систему можно скорректировать.
Например, добавить микроволновку, увеличить холодильное пространство, изменить график поставок или расширить ассортимент определенной категории еды.
Чек-лист перед открытием офиса
До выхода сотрудников стоит проверить несколько основных вопросов:
- сколько человек ежедневно будет находиться в офисе;
- когда сотрудники обычно обедают;
- какие кафе и столовые реально работают поблизости;
- есть ли отдельная зона для приема пищи;
- хватает ли посадочных мест в часы пик;
- достаточно ли холодильников и микроволновых печей;
- организован ли доступ к питьевой воде;
- как сотрудники будут получать доставку;
- нужна ли возможность покупать готовую еду непосредственно в офисе;
- работают ли выбранные решения вечером и в выходные.
Если ответы на эти вопросы известны заранее, организовать питание значительно проще.
Новый офис лучше сразу открывать с готовой системой питания
При открытии нового офиса компания фактически создает рабочую инфраструктуру с чистого листа. Это хорошая возможность сразу организовать питание удобно, а не исправлять проблемы после запуска.
Небольшому коллективу может быть достаточно оборудованной комнаты приема пищи и доставки. Крупной компании может понадобиться столовая или несколько точек питания. Если необходим доступ к разнообразной готовой еде непосредственно в офисе без собственной кухни, одним из решений может стать микромаркет Reatme.
В этом случае компания обращается к оператору, который устанавливает точку и занимается ее обслуживанием и пополнением. Работодатель не создает магазин самостоятельно, а сотрудники получают возможность покупать завтраки, обеды и перекусы непосредственно на рабочем месте.
Главное — заниматься вопросом питания до открытия офиса. Тогда холодильники, микроволновки, посадочные места и выбранный формат готовой еды становятся частью общей инфраструктуры с первого рабочего дня, а не временным решением, которое приходится срочно искать уже после выхода сотрудников.
